Scegliere il tavolo riunioni: i nostri consigli per una sala meeting funzionale e bella

Un tavolo riunioni serve a tutti, prima o poi. A dimostrazione di ciò, considerate che esistono servizi di noleggio di sale riunioni offerti soprattutto dagli spazi di coworking. Questi servizi si rivolgono a quei professionisti che non hanno una sede “fisica” oppure a professionisti il cui ufficio non ha una stanza in più da adibire a sala riunioni, ma che tuttavia ne hanno bisogno durante lo svolgimento della propria attività.

Indubbiamente esistono realtà che utilizzano le sale meeting con più frequenza di altre: in questi casi, rivolgersi ogni volta a servizi esterni sarebbe impensabile. Pensiamo, ad esempio, ad aziende con diverse aree operative che devono lavorare congiuntamente su alcuni progetti; a liberi professionisti che ricevono frequentemente clienti o partner commerciali; ad aziende che partecipano a joint venture per raggiungere un obiettivo comune; a quei team di lavoro che ogni settimana dedicano un po’ di tempo a fare il punto della situazione e pianificare le attività da svolgere.

Quelle elencate sono solo alcune delle situazioni in cui è fondamentale avere a disposizione uno spazio di lavoro ampio, che possa accogliere in maniera efficiente e confortevole tutte le persone che devono essere presenti e che favorisca la buona riuscita dell’incontro. La sala riunioni è già stata oggetto di un nostro articolo di approfondimento; questa volta, però, vogliamo concentrare la nostra attenzione sul protagonista assoluto della sala meeting: il tavolo riunioni.

Per fare una sala riunioni ci vuole un tavolo riunioni

Ci siamo permessi di parafrasare Sergio Endrigo e la sua “Ci vuole un fiore” per un’unica ragione: in una sala riunioni, infatti, il tavolo è l’elemento fondamentale, imprescindibile per l’esistenza dell’ambiente stesso.

Potenzialmente, una sala riunioni risulterebbe tale anche solo con l’inserimento del tavolo (e, ovviamente, delle relative sedute). Rispetto ad altri ambienti dell’ufficio, infatti, la sala riunioni non richiede elementi per l’archiviazione come armadi, cassettiere e librerie perché è una stanza “di passaggio”, di tutti e di nessuno, nella quale non devono essere lasciati materiali, documenti o oggetti personali.

C’è però un preciso motivo per cui è importante scegliere con cura il tavolo riunioni. Questo elemento di arredo non ospita solamente membri dello staff, ma anche partner e clienti. Rispetto ad una scrivania operativa, quindi, ha molto più peso nella definizione dell’immagine aziendale agli occhi degli esterni.

A questo punto, però, arriviamo al focus della questione: come si sceglie il tavolo riunioni?

Come scegliere il tavolo riunioni

Come in qualunque altro ambiente di lavoro, anche in una sala riunioni devono essere rispettati parametri di sicurezza, resistenza e durabilità. Il tavolo riunioni, in più, deve coniugare estetica e funzionalità.

La prima considerazione da fare, a nostro parere, è di tipo concettuale. Il tavolo riunioni è uno spazio di lavoro utilizzato da una moltitudine di individui con differenti caratteristiche fisiche e psicologiche; per questo motivo è opportuno prevedere una distanza di almeno 70 cm tra un posto e l’altro. Con questa dimensione minima, infatti, garantiremo uno spazio adeguato per lavorare (durante una riunione, potrebbe essere necessario prendere appunti a mano o sul pc o tenere dei documenti davanti a sé) e, allo stesso tempo, limiteremo il disagio che alcuni individui provano quando la propria “distanza di sicurezza” non è rispettata.

Consideriamo le dimensioni della stanza

Nello scegliere il tavolo riunioni sicuramente dovremo immaginare quante persone potrebbero sedersi nella maggior parte dei casi. Oltre a tenere presente i già citati 70 cm tra un posto e l’altro, in più, va considerato che in alcuni contesti durante le riunioni le persone si spostano (per raggiungere lavagne, proiettori e schermi, per distribuire materiali); in questi casi il tavolo riunione deve essere avere intorno lo spazio sufficiente per il movimento. Vi consigliamo, quindi, di scegliere un tavolo riunioni adeguatamente proporzionato alla superficie della stanza.

Qual è la forma migliore?

Durante una riunione è importante che tutti i partecipanti abbiano un contatto visivo diretto tra loro per favorire l’attenzione. In più, se esistono delle gerarchie aziendali, è importante rispettarle e conservarle.

Per questo motivo, tenete a mente che i tavoli riunione quadrati o rotondi presentano una disposizione egualitaria dei posti, mentre i tavoli rettangolari favoriscono l’identificazione di uno o più “capitavola” – che, ovviamente, si accomodano su uno dei lati corti.

Non trascuriamo la tecnologia

Se prevediamo l’utilizzo di computer o di sistemi di teleconferenza è opportuno scegliere un tavolo riunioni con spazio passacavi. In questo modo non avremo sotto gli occhi il classico groviglio di cavi e il piano di lavoro sarà pulito e ordinato.

Scegliere le finiture

Dopo aver stabilito forma e dimensioni di massima, possiamo concentrarci sull’estetica. Ovviamente non esistono materiali e colori migliori di altri, ma al massimo più o meno adatti alle nostre esigenze in termini di modo d’uso e budget di spesa. Sceglieremo le finiture, quindi, in base al gusto personale, o all’arredo degli altri ambienti di lavoro, o ai colori aziendali. Il piano di lavoro generalmente è in legno, in melaminico con finiture effetto legno o laccate oppure in cristallo; la struttura e le gambe del tavolo possono essere di forme e materiali diversi (acciaio, melaminico, legno).

In conclusione…

L’ampia varietà di forme, dimensioni, materiali e finiture disponibili sul mercato consente un numero impressionante di possibili combinazioni.