“Benvenuti” davvero: come arredare la zona accoglienza in maniera efficace

Diceva Oscar Wilde: “Non avrai una seconda occasione per fare una prima buona impressione”. Senza dubbio, la teoria secondo cui la prima impressione è quella che conta vanta illustri sostenitori; tra questi ci siamo anche noi che, nel nostro piccolo, per quanto riguarda l’arredamento dell’ufficio consigliamo sempre di curare la zona accoglienza.

In un ufficio, in uno studio medico o in alcune tipologie di esercizi commerciali è molto probabile che i visitatori – clienti o partner commerciali – debbano attendere di essere ricevuti. In questi frangenti, molte persone per ingannare l’attesa iniziano a guardarsi intorno, formulando più o meno consapevolmente il loro primo giudizio.

Per fortuna o purtroppo, in questo processo non interviene solo ciò che le persone vedono, ma anche ciò che le persone provano. Ad esempio, in spazi molto piccoli e troppo pieni alcuni si sentono soffocare; altri, di contro, in spazi ampi e vuoti altri si sentono in soggezione. Se la zona accoglienza è asettica ed impersonale, le persone avranno l’impressione che dall’altra parte troveranno individui freddi e poco attenti al prossimo. Se invece appare disordinata e caotica, il sopracciglio alzato è assicurato.

Come creare, allora, una zona accoglienza che dia una buona impressione? Come dobbiamo progettarla, affinché sia d’aiuto negli affari?

Gli elementi fondamentali della zona accoglienza

Dal punto di vista di chi riceve, l’elemento fondamentale della zona accoglienza è il bancone reception, cui abbiamo già dedicato un utile approfondimento. A seconda del tipo di attività svolta e dell’immagine aziendale, andremo a scegliere le linee, i colori e i materiali più adatti a trasformare un arredo qualsiasi nel biglietto da visita della nostra attività.

Dal punto di vista di chi viene ricevuto, però, la reception è semplicemente l’elemento dato per scontato. Ciascuno di noi, infatti, è abituato a trovare banconi al Punto informazioni del supermercato, dall’estetista, nello studio legale, dal dentista, in hotel e in decine di altri contesti più o meno frequentati.

Per fare la differenza, quindi, è necessario andare “oltre”. Una zona accoglienza efficace non coinciderà solamente con il bancone reception, ma curerà anche altri aspetti dell’ospitalità.

Per quanto lo spazio possa essere contenuto, progettare una zona attesa è una piccola attenzione che contribuirà a far sentire più “coccolati” ospiti e visitatori. Non parliamo di vere e proprie sale d’attesa, ma di angoli nei quali chi attende di essere ricevuto può prepararsi all’incontro, riorganizzare le idee, sfruttare a piacere un tempo morto o, semplicemente, non sentirsi a disagio e d’intralcio.

Divani o sedie confortevoli e tavolini con brochure informative, riviste di intrattenimento e materiale per la scrittura sono perfetti: potete trovare alcune idee per l’allestimento di una zona attesa nel nostro articolo dedicato.

Gli elementi accessori che fanno la differenza

Dopo aver posizionato i fondamentali, si può pensare ad una serie di plus che valorizzino l’ambiente e l’immagine di chi accoglie.

Complementi di arredo come appendiabiti, portariviste, cestini gettacarte e divisori sono elementi utili e funzionali; espositori, piante e tende tecniche, invece, arricchiranno la zona dal punto di vista estetico.

Appendere alle pareti poster celebrativi o informative riguardanti la vostra offerta darà la possibilità a chi vi sta attendendo di iniziare a conoscervi anche prima dell’incontro effettivo: in questo caso, il nostro consiglio è di studiare bene immagini e contenuti con un esperto di comunicazione e marketing.

Se lo spazio e il contesto lo permettono, infine, una piccola area ristoro sarà il fiore all’occhiello della vostra zona accoglienza. Offrire un caffè, qualche caramella o anche solo un semplice bicchiere d’acqua a chi arriva è una cortesia sempre utile e apprezzata.

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I nostri designer di interni sono a tua disposizione per aiutarti a progettare una zona accoglienza bella e funzionale. Contattaci per ulteriori informazioni.