L’archiviazione per l’ufficio tra produttività e ottimizzazione degli spazi

Per quanto la dematerializzazione abbia ridotto la quantità di scartoffie da conservare, l’archiviazione dei documenti è tuttora un’attività molto importante.

Ciascuno di noi, come cittadino privato, è tenuto a conservare contratti, scontrini, ricevute e fatture per precisi periodi di tempo. Tali documenti possono essere richiesti dalle autorità competenti in caso di controlli o possono servirci per far valere i nostri diritti in eventuali controversie. Per conoscere i tempi minimi di conservazione dei documenti, anzi, vi consigliamo di stampare e conservare la guida redatta dalla Guardia di Finanza.

Anche i professionisti e le aziende, in qualità di soggetti giuridici, hanno l’obbligo di conservare determinati documenti per ragioni fiscali e legali. A questi si aggiungono i documenti funzionali per lo svolgimento della propria attività: parliamo ad esempio di preventivi, di cataloghi, di pratiche, di listini, di elenchi fornitori, di elenchi clienti e quant’altro.

In un contesto professionale, un sistema di archiviazione funzionale favorisce la produttività: reperire velocemente le informazioni necessarie limitando inutili perdite di tempo, infatti, significa maggiore efficienza.

Appurata l’importanza di un’archiviazione efficace, la domanda è: come raccogliere e organizzare correttamente tutti i documenti, in modo da poterli consultare quando necessario, trovando rapidamente ciò che stiamo cercando?

Se lavorate in un ufficio numeroso, vi basterà dare una rapida occhiata alla vostra scrivania e a quelle dei vostri colleghi per concludere che non tutti sono organizzati e ordinati per natura. In ambito lavorativo, però, esserlo è utile sia per non autodanneggiarsi sia per non complicare le cose ai colleghi.

Standardizzare procedure e concordare consuetudini operative è sicuramente il primo passo per rendere il lavoro più rapido ed efficiente. Il secondo passo è realizzare un sistema di archiviazione che faciliti le operazioni di conservazione dei documenti (e in un certo senso “costringa” i meno organizzati a diventarlo!).

Come organizzare un sistema di archiviazione efficiente per l’ufficio

Non importa quanto spazio avete da dedicare all’archivio: poco o tanto che sia, dovrete sempre ottimizzarlo. In questo senso, le regole auree sono poche e semplici:

Sfruttiamo tutta l’altezza che abbiamo a disposizione

Scaffalature alte fino al soffitto ospiteranno ai piani alti ciò che non deve essere consultato se non in casi eccezionali e nei piani medio-bassi ciò che viene consultato più frequentemente.

Scegliamo i mobili avendo già in mente cosa conterranno

Acquistare cassettiere, mobili archivio, classificatori e librerie solo perché sono strutture apposite per l’archiviazione potrebbe essere inutile. È importante invece sapere cosa dovremo conservare (raccoglitori formato protocollo? Scatole archivio? Cartelle sospese? Tubi portadisegni?) e, in base a questo, scegliere la struttura più adatta.

Pensiamo alla sicurezza

La fuga di informazioni non è solo un evento spiacevole ed economicamente dannoso ma, nel caso riguardi dati di terzi, è anche un vero e proprio reato (disciplinato dal Codice per la protezione dei dati personali). Se non disponiamo di una stanza intera da adibire ad archivio che possa essere chiusa a chiave, dobbiamo necessariamente optare per dei mobili con serratura; questi potranno essere posizionati ovunque e, allo stesso tempo, custodire adeguatamente i documenti più riservati.

Archiviazione, ma non solo: sfruttiamo le potenzialità esistenti

Nel caso in cui sia allestito un locale-archivio, questo rimarrà inevitabilmente chiuso per la maggior parte del tempo. Il discorso cambia nel caso in cui i mobili destinati all’archiviazione vengano collocati nelle zone operative dell’ufficio. Nell’ottica dell’ottimizzazione dello spazio a disposizione, infatti, una libreria potrebbe assolvere anche la funzione di elemento divisorio: in questo caso parleremo di pareti attrezzate (per approfondire, vi consigliamo il nostro articolo sulle pareti divisorie). Di un classificatore o di un mobile basso, invece, potremmo sfruttare anche il piano superiore come base di appoggio; in un open space, ad esempio, potrebbero risultare più funzionali molti mobili bassi che fungano da divisorio tra postazioni operative e supporto per le stampanti condivise rispetto ad un unico scaffale alto accostato ad una parete.

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Lo staff di Arredo Ufficio LAB è a vostra disposizione per aiutarvi a realizzare uno spazio di archiviazione funzionale ed efficiente. Contattateci per maggiori informazioni o per richiedere un preventivo.